Uma gestão de contas a pagar e receber não é uma tarefa simples, mas é essencial para manter a saúde financeira de uma empresa. Afinal, por esse setor, provavelmente passará quase todo o fluxo de capital de um negócio. Então, sem processos eficientes, é possível que haja bastante prejuízo e lentidão nos demais departamentos que dependem do faturamento.
Por isso, resolvemos preparar um post especialmente sobre o assunto. Você verá que há muita tecnologia disponível para melhorar o trabalho dos seus colaboradores, os quais deverão receber um treinamento completo. Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe!
Mantenha a organização das contas a pagar e receber
Um dos setores que mais geram papéis e documentos digitais dentro de uma empresa é o de faturamento de contas. Afinal, a todo o momento, chegam boletos, notas fiscais de entrada e de saída, comprovantes bancários etc. Desse modo, é um desafio manter a organização para que nenhum informação se perca ou seja registrada incorretamente.
Para evitar esses problemas, o primeiro passo é criar processos bem definidos para os seus colaboradores seguirem. Eles precisam saber o que deve ser feito com cada tipo de documento: onde ele deve ser armazenado, para quem ele deve ser enviado e em quais contas bancárias efetuar o pagamento, entre várias outras informações.
É muito difícil fazer todas essas tarefas manualmente — por isso, o auxílio de um software é essencial. Os principais sistemas de gestão de documentos são capazes de digitalizar, catalogar, categorizar, fazer lembretes de tarefas com cada documento e, em alguns casos, interpretar o conteúdo e fazer todos os processos automaticamente.
Capacite o seu pessoal com processos modernos
O treinamento dos colaboradores é uma das principais medidas para o sucesso da gestão de uma empresa. Afinal, por mais que contemos com máquinas, são as pessoas que fazem a maioria das funções e são elas que manipulam os sistemas. Desse modo, a cada processo instituído, você deve fazer um treinamento profundo, explicando cada etapa e ensinando com utilizar cada ferramenta.
É preciso que todos eles dominem com maestria a tecnologia e os fluxos de trabalho, pois isso confere mais fluidez aos processos e economia de tempo. Para capacitar, não deixe de investir em cursos específicos para o setor de pagamentos, de gestão eletrônica de documentos, de ERPs etc.
Utilize a automação de processos financeiros
A automação é a grande revolução no departamento de contas a pagar e receber, pois substitui a mão de obra humana em várias tarefas repetitivas e burocráticas, nas quais as pessoas não podem expressar seu potencial. São várias as tarefas que podem se executadas pela máquina, como:
- integração de informações: assim que seu módulo de notas fiscais cria um arquivo, o software vai automaticamente registrá-lo nas planilhas de fluxo de caixa e realizar todas as ações mais importantes para que haja o faturamento adequado, comunicado-se com sistemas dos bancos e os ERPs;
- criação de lembretes: o software é capaz de interpretar as principais informações dos boletos e, em alguns casos, pode criar uma série de notificações para que ninguém se esqueça de realizar um pagamento.
Essas são somente algumas funcionalidades da automação de processos financeiros. Ferramentas mais avançadas baseadas em Inteligência Artificial, como o RPA, podem ser personalizados para realizar várias tarefas essenciais para seu negócio.
Como vimos, para melhorar a capacidade do seu setor de contas a pagar e receber, o primeiro passo é investir bastante em tecnologia e em um pessoal muito bem treinado para manipulá-la. Desse modo, você ganhará uma eficiência operacional muito maior, que se traduzirá em mais vantagem competitiva no mercado para vencer todos seus concorrentes.
Se você gostou deste texto e quer melhorar esse processo em sua empresa, entre em contato conosco e conheça os nossos serviços!