- Automação e Otimização de Processos com RPA

Programa EVOLVE — Roteiro de Assessment

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MÉTODO
EVOLVE

Roteiro de Assessment · Arquiteto de Soluções

Este formulário guia o Arquiteto de Soluções durante a reunião de assessment com o cliente. Preencha em tempo real enquanto o cliente fala. Ao final, um resumo completo será gerado automaticamente para o e-mail de follow-up. As respostas ficam salvas localmente neste dispositivo.

Evaluate

Arquitetura atual de processos e sistemas

Visualize

Mapeamento de gargalos e valor oculto

Orchestrate

Oportunidades de automação e integração

Leverage

Cálculo de impacto real e métricas

Value

Ancoragem do business case

PRÉ-REUNIÃO Dados do Cliente

Identificação &
Contexto Inicial

Preencha antes ou no início da reunião. Quanto mais contexto, mais preciso o diagnóstico.

Nome da empresa

Segmento / Setor

Nome do interlocutor

Outros presentes na reunião

Porte da empresa

Data da reunião

Hipóteses levantadas na pesquisa pré-reunião

01 Evaluate

Análise da Arquitetura
Atual

Mapeie o ecossistema real sem julgamentos. Deixe o cliente falar. Anote tudo.

Sobre os processos

Q1 Quais são os 3 a 5 processos mais críticos da operação? (aqueles que se travarem, travam o negócio)

Q2 Quais desses processos envolvem mais de uma área ou sistema para serem concluídos?

Q3 Existe algum processo que depende de aprovação humana em cada etapa? Como isso acontece hoje?

Sobre os sistemas

Q4 Quais sistemas vocês usam no dia a dia?

Q5 Esses sistemas conversam entre si — ou cada um vive no seu mundo?

Q6 Existe algum dado que precisa ser inserido em mais de um lugar?

Sobre maturidade operacional

Q7 Vocês já têm alguma automação rodando hoje? Como foi a experiência?

⚠ Sinais de Alerta — marque o que ouvir

"Controlamos tudo em planilha"

"As aprovações vão por e-mail"

"Cada área faz do seu jeito"

"Os sistemas não conversam entre si"

"Precisamos digitar a mesma coisa em vários lugares"

02 Visualize

Mapeamento de Valor
Disponível

Faça o cliente enxergar os próprios gargalos. Provoque com leveza. Após cada resposta, pergunte: "com que frequência isso acontece?" e "quanto tempo gasta por semana?"

Gargalos

Q8 Se você pudesse eliminar uma dor operacional amanhã, qual seria?

Q9 Tem algum processo que toda semana alguém reclama internamente? O que acontece com ele?

Q10 Qual processo mais consome tempo da equipe — e que no fundo poderia ser mais simples?

Retrabalho & Fragmentação

Q11 Existe alguma tarefa repetitiva e manual que sua equipe faz todo dia ou toda semana?

Q12 Já aconteceu de uma informação se perder entre sistemas ou áreas? Qual foi o impacto?

Q13 Quando o processo envolve terceiros (fornecedores, clientes, parceiros), como o status é controlado?

Visibilidade operacional

Q14 Se um gestor quiser saber em que ponto está um processo crítico, ele consegue responder em menos de 2 minutos?

Q15 Vocês têm indicadores operacionais em tempo real ou isso vira relatório no final do mês?

03 Orchestrate

Identificação de Oportunidades

Conecte o que ouviu com o que é possível. Fale em linguagem de negócio, não de tecnologia. Abra o horizonte do possível.

Q16 Dos processos descritos, quais poderiam rodar com menos intervenção humana — sem perder controle?

Q17 Se um agente inteligente pudesse monitorar um processo e agir automaticamente em situações previsíveis, em qual você colocaria primeiro?

Q18 Existe alguma integração entre sistemas que vocês já tentaram fazer e não conseguiram? O que travou?

Q19 Se a operação escalasse 3x nos próximos 2 anos, quais processos seriam os primeiros a quebrar?

💡 Dica: A resposta da Q19 é o coração do business case. Se o cliente tiver dificuldade, reformule: "Qual área hoje só funciona por causa de uma ou duas pessoas-chave?"

Oportunidades identificadas (suas percepções, não necessariamente verbalizadas pelo cliente)

04 Leverage

Cálculo do Impacto
Real

Transforme percepção em número. Não force os dados — se ele não souber, anote como ponto de levantamento do EVOLVE.

Dados para o Business Case

Nº de pessoas envolvidas nos processos discutidos

Custo médio mensal estimado (horas operacionais)

Volume mensal de transações / solicitações

Tempo médio de ciclo por processo

Q20 Quantas pessoas estão envolvidas nos processos discutidos? Qual o custo estimado dessas horas?

Q21 Existe algum SLA que vocês estão perdendo por lentidão nos processos? Qual o impacto?

Q22 Se reduzissem em 40% o tempo de execução do processo mais crítico, o que isso liberaria para a equipe?

Q23 Já foi possível estimar quanto custa o retrabalho — mesmo que por alto?

Q24 Quantas vezes por mês o processo roda e quanto tempo leva do início ao fim?

Q25 Existe custo direto quando o processo atrasa ou falha? (multa, perda de cliente, fornecedor...)

Se o cliente não souber responder os dados numéricos, anote: "Dado a ser levantado no diagnóstico EVOLVE" — isso reforça o valor do programa e justifica a contratação.

05 Value

Ancoragem do Business Case

Faça o cliente imaginar o resultado antes de contratar. Plante o business case na cabeça dele agora.

Q26 Se ao final você tivesse um mapa claro das oportunidades com impacto financeiro e roadmap, isso seria útil para apresentar internamente?

Q27 Quem mais precisaria estar envolvido numa decisão como essa? (TI, financeiro, diretoria...)

Q28 Existe alguma iniciativa já aprovada ou em andamento que pode se conectar ao que discutimos?

Q29 Qual seria o cenário ideal para você em 6 meses — operacionalmente falando?

Q30 Se chegássemos com o business case consolidado em [X dias], você teria autonomia para dar o próximo passo — ou precisaria envolver mais alguém?

Fechamento da reunião

Resumo oral validado com o cliente (o que você disse no fechamento)

Próximo passo combinado

Nível de interesse percebido

🔥 Alto — cliente engajado, fez perguntas, quer avançar rápido

✅ Médio — interesse claro, mas precisa de mais convencimento interno

🌡 Baixo — ainda explorando, não há urgência clara

❓ Indefinido — reunião não chegou a uma conclusão clara

Execute

Resumo & Follow-up

Revise o que foi registrado e copie o rascunho do e-mail de follow-up gerado automaticamente.

E-mail de follow-up gerado

Texto gerado com base nas respostas. Revise e personalize antes de enviar — substitua os campos entre colchetes com os dados reais do cliente.

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