Com o foco de aumentar o faturamento, os empreendedores viram que elevar o valor do seu serviço não era a única alternativa. Para resolver a questão, os empresários descobriram a otimização de tempo como um aliado para o empreendimento.
A fim de evitar a sensação de estar sempre sobrecarregado, o empreendedor deve utilizar métodos para aumentar o nível de produtividade em sua empresa — seja organizando o que deve ser feito, seja delegando tarefas. Para ter mais tempo para atividades estratégicas, você deve contar com a sua equipe para melhorar a produtividade nos processos. Continue a leitura e saiba mais!
Otimização de tempo: o que é, como implementá-la e seus benefícios
De forma resumida, a medida tem o objetivo de padronizar e simplificar os processos dentro de uma companhia. Para isso, você deve seguir alguns passos, como mapear, executar, mensurar, quantificar e monitorar cada etapa de uma atividade.
Dessa forma, além de obter mais resultados em menos tempo, você terá metas bem definidas para desenvolver a sua empresa. Quer saber como usar o tempo a seu favor? Acompanhe!
Verifique os processos da empresa
Para otimizar o tempo das tarefas, o empreendedor deve saber quais são as atividades menos produtivas em sua companhia. Com esse fim, você deve listar tanto as suas funções quanto as tarefas de seus colaboradores.
Ao ter uma visão mais ampla dos processos, o empreendedor terá como benefício a possibilidade de definir novas estratégias, delegar atividades e automatizar tarefas repetitivas.
Delegue atividades
Um erro comum dos empreendedores é ter a crença de que são capazes de realizar várias atividades ao mesmo tempo. Porém, quando tentamos ser multitarefa, além de corrermos o risco de atrasar a entrega, podemos comprometer a qualidade do produto.
Para solucionar o problema, você deve delegar algumas atividades para os colaboradores. Ao listar todas as suas funções, o empreendedor saberá, então, quais podem ser terceirizadas para os seus funcionários, ganhando mais foco em trabalhos mais estratégicos da companhia — uma vantagem nítida no universo corporativo.
Planeje as suas tarefas
Quando o empreendedor não faz o seu planejamento, corre o risco de se ocupar com tarefas que seriam facilmente delegadas. Como vimos no artigo, o empreendedor que deseja melhorar o seu empreendimento deve focar na melhora do seu produto.
Para resolver a questão, você deve listar quais são as suas prioridades durante toda a semana, desde os compromissos mais simples até as reuniões com clientes.
O empreendedor que deseja se organizar pode optar por ferramentas, como o check-list, para definir, diariamente, o que deve ser feito. Com as tarefas já definidas, você não precisará mais gastar tempo procurando o que deve ser executado — o que representa um ganho no cotidiano da companhia.
Padronize processos
Com a falta de organização, é natural que alguns processos sofram com atrasos em sua entrega. Ao analisar as tarefas da empresa, você pode padronizar ou, até mesmo, automatizar atividades manuais, principalmente se elas forem repetitivas.
Com a automação, o empresário pode utilizar ferramentas para preencher documentos, por exemplo, em poucos minutos — algo que levaria horas se feito por uma pessoa. Outro benefício da mudança, além de diminuir o tempo de produção, é melhorar a qualidade do produto.
Para aumentar a produtividade nos processos, você deve adotar alguns métodos, como listamos aqui. Dessa forma, o empreendedor, além de ter um ambiente mais organizado, poderá focar em atividades mais estratégicas ou, até mesmo, melhorar a qualidade do serviço por meio da padronização.
Agora que sabemos como a otimização de tempo pode ajudar uma empresa, comente abaixo o que achou sobre o tema!
