Uma das grandes transformações do mercado moderno foi a substituição do esforço humano pelo trabalho das máquinas. Assim, a oportunidade de alavancar os negócios aumentou exponencialmente. No entanto, muitos ainda não sabem o que é ou como iniciar a automação de processos.
Basicamente, essa automatização tem como finalidade facilitar os procedimentos do trabalho de modo organizado, programado e eficiente. Dessa maneira, a gestão da empresa consegue uma competitividade muito maior em diversos setores envolvidos em face da concorrência, aprimorando a produtividade dos colaboradores, diminuindo custos desnecessários e, praticamente, acabando com a probabilidade de falhas futuras.
Achou interessante o que leu até agora? Então continue com a gente, pois listamos uma série de dicas sobre como iniciar a automação de processos em sua empresa de forma rápida e eficaz. Confira!
Mapeie seus processos
Todo grande projeto, antes de ser concluído e bem-sucedido, passa por uma fase estratégica fundamental para colocá-lo em prática. Assim também acontece com a automatização, pois ela deve ser sempre bem planejada com cálculos e ações, no intuito de alcançar um bom retorno de investimentos e resultados positivos no menor tempo possível.
Para que isso dê certo, devemos começar com o mapeamento completo das funções e trabalhos que podem ser melhorados e robotizados. Por essa etapa ser mais complexa, o interessante é seguir os passos seguintes:
- faça a análise da documentação da empresa inteira;
- observe quais as tarefas que são recorrentes, duplicadas ou repetitivas;
- veja as atividades que não têm necessidade de serem executadas manualmente;
- identifique as ações terminadas que começam uma nova;
- descubra as atividades que precisam ser interrompidas por falta de colaboradores com capacidade técnica para fazer o trabalho.
Invista em uma boa tecnologia
Feito o mapeamento com uma forte estratégia, devemos ter um software reforçado e maleável para aguentar as adversidades e a grande quantidade de operações feitas nos setores da empresa.
Por isso, a programação e requisitos mínimos que um sistema robusto necessita para funcionar eficientemente são:
- plano e modo de executar os fluxos e trabalhos;
- desenvolvimento de relatórios eletrônicos;
- criação de documentos e balanços mensais;
- elaboração de indicadores de desempenho para verificação constante.
Pode-se implementar, ainda, recursos que flexibilizem e facilitem a forma de iniciar a automação de processos, por exemplo, relacionando este sistema com o ERP e liberando códigos de programação para o profissional responsável, no intuito de permitir e dar autonomia para que faça a automatização da melhor maneira possível.
Seja resiliente
Sempre o início de um processo exige adaptações e reparos constantes para se adequar ao modelo de negócio da empresa e se tornar fluido. Desse modo, certos planejamentos não sairão como desejados pela equipe, contudo, não é preciso entrar em desespero.
Nesse momento, a atitude do gestor em monitorar e achar os pontos falhos buscando consertá-los e melhorar cada vez mais é essencial para quem quer obter resultados diferenciados.
É bom deixar claro desde princípio na mente dos colaboradores que a nova política da corporação será automatizar a maior quantidade possível de processos manuais e repetitivos. Por isso, é importante que tenham paciência na implantação e foquem sempre nos objetivos e metas da empresa que trabalhem.
Monitore tudo
De nada adiantará promover as mudanças sem analisar o que foi obtido ao longo de todo o projeto. Assim, é necessário procurar os melhores meios de mensuração para estar sempre alerta às informações.
Depois de feito isso, deve-se escolher quais os indicadores de desempenho que serão aplicados de tal forma que haja uma boa aceitação dos colaboradores e motive-os com toda a transformação que está sendo feita.
As métricas devem ser voltadas para a finalidade do empreendimento para que os resultados sejam objetivos, claros e mais simplificados possíveis. Seguindo esses passos, o gestor de cada setor terá o controle total e domínio de tudo que está acontecendo.
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