Melhorar a produtividade do setor administrativo é muito importante, especialmente se você deseja ter um negócio com processos mais ágeis e eficazes. Mas a verdade é que, hoje, segundo pesquisa divulgada pela Exame, apenas 39% do tempo de trabalho é realmente produtivo.
Para otimizar esse resultado, faz-se necessário melhorar a comunicação interna, automatizar processos e dar feedback de forma contínua. Continue lendo e conheça essas e outras dicas. Boa leitura!
1. Otimize o processo interno de comunicação
A comunicação é um importante elemento para a área administrativa, afinal, ela garante o alinhamento dos profissionais, bem como a fluidez de mensagens importantes. No entanto, sua falta acarreta em erros e travamento operacional, coisas realmente indesejadas.
A melhoria da comunicação depende da implementação de novos canais, como murais de recados e aplicativos mobile. Além disso, é importante que os líderes do negócio comprometam-se em cascatear as informações adequadas, criando uma cultura de credibilidade.
2. Agilize o fluxo de trabalho
Por diversas vezes, o expediente de trabalho é sufocado com tarefas sem importância ou, ao menos, sem nenhuma prioridade. Aliás, é importante destacar que grande parte do expediente é perdido em reuniões desnecessárias, idas ao banheiro ou conversas paralelas.
Elimine as barreiras que impedem o aumento da produtividade, como o excesso de burocracia ou a senilidade dos processos diários. Será que cada reunião, relatório ou e-mail é realmente importante? Busque eliminá-los e dar vazão a um trabalho mais ágil.
3. Ofereça feedback de forma contínua
No Brasil, muitos negócios ainda não construíram uma cultura de feedback, isto é, não estão acostumados a falar dos pontos fortes e fracos dos seus integrantes. Isso é fundamental no setor administrativo, que demanda resultados cada vez melhores.
Então agende reuniões individuais com os profissionais da área administrativa, deixe claro a razão e o horário para que o colaborador se programe. Nela, equilibre as críticas e elogios, mostrando que também enxerga o que o profissional faz de positivo pela empresa. No final, conseguirá eliminar comportamentos inadequados e estimular ações mais positivas.
4. Invista na automação dos processos
Atualmente, muitos processos não precisam de mais nenhuma intervenção humana. Eles podem ser automatizados e agregar competitividade ao negócio. Como exemplo, pode-se falar no disparo de e-mails, na extração de dados de outros sistemas e em outros processos com ações repetitivas.
Dessa maneira, é possível manter o foco nas atividades mais estratégicas, aumentando o fluxo de trabalho e a produtividade do empreendimento em geral. As tarefas repetitivas são repassadas para robôs automatizados, que as desempenham com segurança e eficácia. Contudo, é necessário contar com a ajuda de uma empresa especializada no assunto.
Veja, agora você já sabe como melhorar a produtividade no setor administrativo. Então não deixe de aprimorar o diálogo interno, agilizar o fluxo de trabalho, oferecer feedback para os profissionais e investir na automação dos processos. No final, não só a área administrativa, mas toda a empresa será beneficiada.
Gostou do conteúdo? Pronto para investir no assunto? Então aproveite para continuar aprendendo. Entenda, de uma vez por todas, o que é robotização dos processos corporativos. Vamos lá!
