Você sabia que um dos documentos mais importantes de uma empresa, é a folha de pagamento? E mesmo tendo essa importância, vez ou outra apresenta erros de processo.
Mesmo que seu colaborador tenha vasta experiência, não está livre de cometer algum deslize e ter retrabalhos. Conheça os erros mais comuns:
- cálculo errado;
- centralização de dados;
- problemas com fórmulas automáticas no Excel;
- falta de backups;
- falha em previsão de custos;
- não contar com mudanças na empresa;
- desatenção a legislação vigente (CLT);
- planilha e controle de ponto manual;
Nesse momento você deve estar se perguntando “como eu posso suprimir erros processuais em minha folha de pagamento”?
No decorrer desse texto, vamos explicar a você qual a melhor solução para a sua empresa, e como a tecnologia pode ajudar seu setor financeiro.
RPA – a solução para acabar com os erros de processo
Vamos conhecer um pouco mais sobre a tecnologia que está auxiliando as empresas a eliminarem os erros de processo? Estamos falando do uso de robôs virtuais para realizar tarefas que demandam uma atenção redobrada e tempo de seus colaboradores.
O RPA (Robotic Process Automation ou Automação de Processos Robóticos), é uma tecnologia que já está a um tempo no mercado. No entanto, muitas empresas não a utilizam ou nem a conhecem. E, infelizmente, isso pode ser um problema para mantr-se ativo e competitivo no mercado.
Afinal, o RPA é uma solução que realiza ações humanas repetitivas, como preencher planilhas, buscar dados e até mesmo gerar Notas Fiscais. Não, você não leu errado, esse robô virtual pode fazer tudo isso e muito mais.
Com essa automação, tarefas como cálculos de horas trabalhadas, previsões de custos, cálculos de impostos, que necessitam de um foco maior, podem ser realizadas em menos tempo e com menos – ou nenhum – erro de processo.
O que acontece com o colaborador da empresa?
Essa é uma dúvida recorrente, bem como um temor. Quando falamos em automação, não estamos querendo dizer que haverá substituição de um colaborador por um robô.
Na verdade, com a automação queremos que qualquer empresa tenha uma otimização de tarefas e que seu colaborador foque em atividades que necessitem de um olhar mais apurado.
Para você entender melhor do que estamos falando, separamos um dos nossos conteúdos que aborda exatamente esse assunto: o medo de se render à tecnologia e acabar depreciando os colaboradores. É um live talk longo, mas vale a pena conferir!
Principais erros de processo na folha de pagamento
Vamos nos aprofundar um pouco nos principais erros em folhas de pagamento que podem ocorrer:
- Data de pagamento errada: pagamento do salário deve ocorrer até o quinto dia útil, passando desse prazo pode acarretar em incômodo a empresa.
- Desconsideração de parcelas extras: enquanto a remuneração mensal é fixa, existem parcelas que necessitam de uma atenção, tendo como exemplos as horas extras e adicional noturno ou insalubridade.
- Esquecimento dos impostos que incidem na folha de pagamento: são cobrados de acordo com o valor que o colaborador recebe mensalmente.
- Enquadramento errático dos colaboradores: enquadramento sindical que é feito em uma empresa, e tem um valor importante pois é o que permite identificar o piso salarial de uma categoria, bem como direitos e deveres dos colaboradores e instituições.
- Erros nos cálculos: pode ocorrer devido a erros de digitação,ou até mesmo por considerar uma faixa salarial errada para o cálculo de descontos, esse tipo de erro pode ocorrer quando essa função é feita manualmente.
- Ignorar mudanças: mudanças são necessárias e não afetam somente a empresa, mas também a folha de pagamento, podendo ser de curto ou longo prazo, como pode-se exemplificar:
- demissões;
- promoções;
- auxílio maternidade;
- auxílio de saúde;
- férias;
- etc…
- Ignorar mudanças legislativas: a legislação, assim como a sociedade, está sempre em transformações, por isso é necessário sempre estar atento a cada alteração para que isso não influencie nas folhas de pagamento.
- Centralização de dados: algo que, mesmo que errado, é deixar com um único indivíduo o acesso a todos os dados referentes de colaboradores e folhas de pagamentos. A centralização não é recomendada uma vez que os dados podem ser perdidos por problemas técnicos, ou a elaboração do documento pode ser prejudicada pela ausência do colaborador responsável.
Contudo, onde essa ferramenta, o RPA, entra?
Nesse meio tempo, você conheceu e aprendeu sobre erros de processos na folha de pagamento e como evitar os principais problemas. Agora está na hora de conhecer a solução que irá alavancar sua empresa .
A tecnologia está avançando cada dia mais e em uma velocidade inimaginável. Por que não utilizarmos esse avanço para auxiliar e complementar os setores de RH e contábil de seu empreendimento?
Nesse ínterim, você consegue remanejar os colaboradores que realizaram as funções de criação de folha de pagamento, holerites e tantas outras.
Com a implementação de um RPA, você otimizará tempo, aumentará lucro e valorizará seus colaboradores, que estarão destinados a realizar tarefas que exijam mais do intelecto e da criatividade.
Como proceder com a implementação dessa solução?
As tarefas contábeis e financeiras estão interligadas, assim como seus erros se relacionam. Por isso, o ideal é juntar os setores e desenhar os processos em que cada uma dependa da outra, para que uma única solução seja desenhada.
Esse fluxo de atividades, além de encontrar e resolver gaps, já agiliza uma série de processos. Nesse momento, você deve procurar a ferramenta que mais se adeque a sua necessidade e ao tamanho de investimento desejado.
Nós da Yank! Solutions estamos a seu dispor para lhe ajudar a otimizar e alavancar a sua empresa no atual cenário de mercado. Podemos orientá-lo e, juntos, acharemos uma solução para ver sua empresa prosperar.
Converse conosco! A Yank! Solutions tem uma década de experiência na área e certamente saberemos orientá-lo da melhor forma possível!
Até a próxima!
