O trabalho repetitivo, ou retrabalho, nada mais é do que a necessidade de refazer uma tarefa, serviço, atividade ou produto em razão de falhas. Em uma empresa, decorre principalmente da falta de planejamento dos gestores e de funcionários sobrecarregados e desatentos.
Além de acarretar prejuízo, o trabalho repetitivo leva à insatisfação dos colaboradores, atraso dos processos, queda na produtividade, desorganização e ainda provoca desperdício de tempo. No mundo dos negócios, tempo e produtividade significam dinheiro e a perda de ambos impacta diretamente da lucratividade.
Quer conhecer maneiras de evitar trabalhos repetitivos na sua empresa, manter seus funcionários satisfeitos e atingir bons resultados? Confira as dicas que listamos abaixo!
Faça planejamentos
O planejamento é o primeiro passo para evitar trabalhos repetitivos. Gestores devem ser responsáveis pela designação de tarefas de maneira consciente e inteligente. Eles precisam ter um panorama do negócio e das ações que devem ser desempenhadas por etapas, conhecer bem os colaboradores e suas características de trabalho, fazer uma previsão de custos, entre outras ações para evitar erros e falhas.
É importante planejar bem para reduzir o tempo de execução de tarefas, evitar gastos desnecessários e, principalmente, trabalhar com o objetivo de obter o resultado desejado já na primeira vez em que a demanda é executada.
Invista em tecnologias
A tecnologia evolui rapidamente e otimiza o dia a dia nas fábricas, escritórios, consultórios e outros locais de trabalho. Manter processos manuais aumenta as chances de retrabalho, que, como explicamos anteriormente, prejudica o desempenho da empresa e impacta na produtividade e nos lucros. Diante dessa realidade, investir em tecnologias é uma boa saída.
Adotar softwares de gestão de processos (Business Process Manager) permite o mapeamento dos processos, a redução dos custos, o acompanhamento do andamento do trabalho, a padronização, a melhoria na comunicação interna e com fornecedores, entre outras vantagens.
Apostar na robotização de processos (Business Process Automation) também é uma maneira inteligente de evitar trabalhos repetitivos. Ela permite que tarefas realizadas manualmente, como digitação e tratamento de dados, alimentação de sistemas de clientes, abastecimento do sistema interno, envio de e-mails, serviços de alerta, entre outras, sejam desempenhadas por robôs.
Eliminando os riscos de falhas manuais e adotando robôs para desempenhar essas funções, a empresa ganha ao garantir que não haverá necessidade de retrabalho e ainda ao poder direcionar o capital intelectual para funções que realmente precisem ser desempenhadas por pessoas.
Capacite seus colaboradores
A capacitação dos colaboradores deve ser constante. Novidades surgem a todo momento, novas ferramentas mais tecnológicas e produtivas também, e para manter-se em destaque no mercado é importante acompanhar essas tendências.
Por isso, a capacitação deve ser frequente, para que sua equipe de colaboradores esteja sempre familiarizada com as novas tecnologias e apta a desempenhar funções de maneira mais objetiva e acertada.
A capacitação aumenta a produtividade e reduz o retrabalho, já que, com colaboradores bem treinados, as tarefas são executadas de maneira mais ágil e da maneira desejada pelo gestor, eliminando ou reduzindo muito a necessidade de repetir um trabalho ou processo.
Conforme explicamos acima, o retrabalho implica em prejuízo financeiro e perda de tempo para a empresa. Faz com que os colaboradores fiquem sobrecarregados e desmotivados, impacta negativamente na produção e lucratividade, tensiona o relacionamento com clientes, e, principalmente, leva à perda da qualidade.
Uma empresa que quer crescer cada vez mais deve zelar por sua reputação e mostrar-se competente. Otimizar os processos, investir na tecnologia, fazer um bom planejamento e capacitar constantemente seus colaboradores são maneiras de evitar trabalhos repetitivos e permitir que os gestores foquem em questões que realmente importam.
Agora que você já conhece os motivos pelos quais sua empresa deve evitar o retrabalho, que tal aprender a diminuir erros operacionais e mudar a produtividade da sua equipe? Leia este outro artigo no nosso blog e descubra como!
