Você quer produzir mais e em menos tempo, certo? Além disso, você precisar se manter ativo, competitivo e no mercado. Portanto, a solução para todas as suas questões é a adoção de um RPA, ou seja, Robotic Process Automation. Mas como montar um fluxo de processos para o RPA atuar?
Primeiramente, antes de montar um fluxo de processos, é preciso entender quais os possíveis problemas relacionados à falta de padronização. Ou seja, a falta de planejamento de ações pode estar afetando sua empresa mais do que imagina. Continue lendo para compreender melhor e como resolver esse problema.
O que ocorre quando não há fluxo de processos para RPA?
Há empresas que acreditam que a forma no qual trabalham é boa o suficiente para mantê-los no mercado em com lucro. Entretanto, o tipo de pensamento “sempre deu certo assim, porque mexer?” é um erro grave.
Não analisar todo o caminho que um processo faz abre a possibilidade de perdas. E, o pior, pode haver desperdícios de tempo e dinheiro. Veja abaixo outros resultados de não estabelecer um fluxo de processos.
Produtividade é afetada
Imagine que um produto P tenha que sair do destino A e ir até o B. Para que isso aconteça, ele precisa passar pelos estágios A1, A2, A3, A4, aguardar uma liberação e aí sim chegar ao destino.
No entanto, esse processo leva em torno de 5 horas e, enquanto isso, outros produtos ficam na fila esperando. Dessa forma, a empresa tem a produtividade afetada por uma demora no processo.
Se as etapas pudessem ser aceleradas – ou até algumas eliminadas – não seria ótimo? Saiba que isso é possível a partir de um estudo de fluxo de processos para que um RPA seja adotado.
Alta rotatividade de funcionários
Processos morosos e repetitivos são desgastantes e, geralmente, quem as executa sente-se depreciado por não ter algo mais desafiador. Sendo assim, a possibilidade de alta rotatividade é grande.
Admissão e demissão de funcionários é demorado e oneroso. Além do mais, o tempo que precisará ser dedicado para treinamentos de novos funcionários poderia ser dedicado a outras atividades que agregassem valor à empresa.
Para evitar que esses processos que se repetem e que estão sujeitos a erros e retrabalhos, o ideal é colocar um robô virtual para executar essas tarefas.
Resultados diversos do produto final
Se cada colaborador executar uma mesma função de formas diferentes, os resultados são diferentes. E não estamos falando só do resultado final do produto, estamos nos referindo ao tempo e aos insumos investidos.
A padronização de fluxos de processos , além de auxiliar no RPA, ajuda a identificar gargalos e chegar em um resultado final sempre igual.
Dificuldade de controle do processo
Se não há uma padronização de fluxos, como identificar gaps e pontos a serem melhorados? Dessa forma, a dificuldade em controlar qualquer processo ou tarefa é muito maior e, em alguns casos, é quase impossível.
Agora, você já tem ideia dos prováveis problemas que muitas empresas têm ao não estabelecer uma padronização. Que tal dar um passo adiante e estabelecer um fluxo de processos para o RPA?
Como modelar fluxos de processos para RPA?
Parece uma tarefa extremamente complexa, mas não é. Exige bastante cuidado e sensibilidade no olhar para identificar cada passo dado.
Além disso, é fundamental que se estabeleça um fluxo de processos, senão o RPA não terá um funcionamento assertivo. Confira o guia de como realizar a modelagem.
Crie um diagrama de seu processo
Quais gargalos precisam ser resolvidos?
Antes de mais nada, quais problemas você quer resolver ou eliminar? Esses são os gargalos que estão limitando os ganhos e a evolução da empresa.
Por exemplo, você deseja otimizar o tempo de execução de um determinado processo pois está demorando e afetando outros setores.
Quais setores participam do fluxo?
Ao saber quais são os gargalos, quase sempre os setores envolvidos são identificados. É possível, que nesse processo de reconhecer quais grupos participam, que ações divergentes ou redundantes sejam também reconhecidas.
Sendo assim, mais um passo é dado rumo a otimização. Eliminar o excedente faz com que o tempo seja economizado e direcionado para outras tarefas.
Quais colaboradores serão qualificados para isso?
Lembre-se, o RPA não veio para substituir pessoas nas tarefas, veio para auxiliar e facilitar o dia a dia. Ou seja, a robotização de alguns processos precisa de auxílio humano.
Para isso, tanto a equipe de TI quanto a do setor envolvido precisam trabalhar em conjunto. Aliás, essa é uma ótima oportunidade de identificar novos talentos nos colaboradores.
Quantas e quais são as etapas do processo?
Até agora, gargalos e setores foram identificados e, além disso, a equipe que auxiliará foi formada. O que mais falta?
Agora, com o auxílio dos colaboradores, um fluxograma precisa ser desenhado. Como assim?
Para que o RPA funcione, ele precisa saber o passo a passo de como executar a tarefa, sem rodeios ou mudanças no caminho. Por exemplo, a empresa Y quer acelerar o processo de emissão de Notas Fiscais (identificou o gargalo e o setor). Para que um robô virtual emita uma Nota Fiscal para essa empresa ele precisa:
- Abrir a área de emissão de Nota Fiscal;
- Deve buscar os dados do cliente na planilha A;
- Em seguida, buscar os valores na planilha B;
- Preencher os campos na área de emissão de Nota Fiscal;
- Emitir;
- Salvar uma cópia da Nota Fiscal na pasta X;
- Encaminhar a Nota Fiscal para o cliente.
Dessa forma, o fluxo de processos para o RPA atuar foi modelado de forma correta e assertiva.
Quais as vantagens de se ter um robô virtual (RPA) trabalhando para sua empresa?
Você pode acelerar os processos, no mínimo, em 200 vezes. Além disso, otimiza tempo, dinheiro e diminui a incidência de erros e retrabalhos.
E não é só isso, existem outras vantagens que você pode descobrir lendo esses artigos:
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Se ficou interessado em saber mais sobre robotização de processos e quer adotar um RPA para chamar de seu, converse com um dos nossos colaboradores da Yank! Solutions, nós teremos o maior prazer em conversar com você.
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