Primeiramente, vamos explanar rapidamente a diferença de um Escritório para um Departamento Jurídico. O Escritório de Advocacia possui a atividade jurídica como fim (em inglês, o “core”) de sua organização. Isso significa que todo seu faturamento é proveniente única e exclusivamente da prestação de serviços jurídicos. Por consequências óbvias, todo seu planejamento e esforços são direcionados e pensados nesta área. Quando falamos de um Departamento Jurídico, como o próprio nome já diz, refere-se à uma subdivisão, seção, ou seja, um setor da organização – ela não é o core da empresa.
Portanto, os Escritórios de Advocacia funcionam como qualquer outra organização. Isso significa que o desafio de delimitar qual a função de cada um dos colaboradores dentro das áreas/cadeias de produção, ter suas atividades transparentes e processos bem definidos é ainda maior do que um simples departamento. Cria-se, então, a importância de um sistema de workflow, que atuará de maneira horizontal (abrangendo todas as áreas da organização) melhorando a comunicação, padronizando procedimentos, formulários, entre outros. Do contrário, há uma grande tendência de se construir e fomentar processos morosos, com uma gestão complicada (mesmo que um bom profissional esteja liderando) e sem embasamento.
Uma vez decidido a adquirir ou desenvolver um Sistema de Workflow, há diversos recursos a serem observados pela empresa que, caso o sistema escolhido não forneça, o investimento será subutilizado ou praticamente nulo. Abaixo listo 3 (de vários) destes recursos e os motivos de sua importância:
- Escalonamento: monitoramento do SLA (tempo de atendimento) de uma tarefa e escalonar automaticamente o “problema” para o líder do colaborador responsável pelo atraso da tarefa, garantindo que a atividade seja cumprida dentro do prazo;
- Rastreabilidade e Histórico: identificar onde determinado procedimento está parado, por quem ele já passou e quando;
- Modelagem de Tela: customizar as telas e campos de acordo com a necessidade da organização. O espaço de soluções engessadas, onde o cliente tenha que se adequar à solução (e não a solução ao cliente) estão fadados à diminuírem.
Renan Salinas é CEO e Diretor Executivo da Yank! Solutions (empresa especializada em Otimização de Processos Corporativos), Bacharel em Sistemas de Informação, pós-graduado em Gerenciamento de Projetos e certificado ITIL v3 (Information Tecnology Infrasctructure Library). Possui quase 10 anos de experiência em análise e desenvolvimento de sistemas, com foco em mapeamento, padronização, otimização e automação de processos de negócios (BPM e RPA) e metodologias de gerenciamento de projetos.
