Foi-se o tempo em que, para que algum documento tivesse validade, precisava estar impresso e assinado. A expressão “de papel passado” perdeu força com o advento da tecnologia. Tanto na esfera pessoal quanto na esfera empresarial, é cada vez mais comum a digitalização de documentos.
Um exemplo prático está na recente determinação do Tribunal Superior Eleitoral, que dispensa o uso do título de eleitor para cidadãos com biometria cadastrada e o aplicativo do TSE no celular.
Há alguns anos, votar sem o título ou o documento oficial com foto em mãos era inimaginável, e hoje já é uma realidade. Já no ambiente corporativo, a digitalização ganha força, por exemplo, com relação a contratos. Por meio da assinatura digital, é permitido firmar um compromisso via documento criado e assinado pelo computador.
Entretanto, documentos em papel já existentes também podem, e devem, ser transformados em eletrônicos. Listamos abaixo alguns motivos que comprovam a importância da digitalização de documentos nas empresas. Confira quais são eles agora mesmo!
Redução de riscos
A principal vantagem da digitalização de documentos, e que torna tal prática tão importante, é a redução de riscos. Isso porque papéis podem ser esquecidos, furtados ou mesmo perdidos. Pode parecer uma probabilidade remota, mas incêndios, infelizmente, podem ocorrer. A empresa pode ser alvo de um assalto, inundação ou qualquer outro acontecimento que resulte na deterioração dos papéis.
E uma vez perdidos, são difíceis de serem recuperados. Diante disso, a digitalização é a forma mais segura de garantir que todos os documentos estejam a salvo e armazenados em nuvem, disponíveis para serem acessados de qualquer localidade.
Garantia de organização
Outra razão pela qual a digitalização é importante é a garantia de organização. Manter pastas digitais e arquivar documentos dessa forma é mais fácil do que apostar em arquivos de papel. E a organização está diretamente ligada ao ponto que vamos explicar no tópico abaixo: o aumento dos resultados operacionais.
Aumento da produtividade
Conforme adiantamos, no mundo empresarial, prevalece a máxima “tempo é dinheiro”. E assegurar a organização dos documentos leva à otimização do tempo produtivo dos colaboradores, o que permite o aumento da produtividade da força de trabalho.
Diminuição dos custos
Por fim, a digitalização de documentos promove, ainda, a redução nos custos. Arcar com impressões e cópias é dispendioso. Além dos gastos com papel e tinta, existe a manutenção das máquinas e o armazenamento.
Conforme mostramos acima, a digitalização de documentos nas empresas é não somente importante, como determinante para a segurança dos dados, a redução nos custos, o aumento na produtividade e a garantia de organização. Abraçar a tecnologia, a transformação digital e suas possibilidades coloca a empresa à frente da concorrência, já que as inovações e alternativas geradas a partir do desenvolvimento tecnológico otimizam os processos corporativos de maneira eficiente.
Agora que você já conhece a importância da digitalização de documentos para a segurança do seu negócio, que tal assinar nossa newsletter e receber periodicamente artigos que vão ajudá-lo a gerir sua empresa com cada vez mais segurança, lado a lado com o desenvolvimento das tecnologias?
