A burocracia empresarial, em certo nível, é necessária para garantir a ordem e o bom funcionamento. Entretanto, estabelecer normas ou procedimentos excessivos é prejudicial na medida em que atrapalha a fluidez dos processos gerenciais, reduz a autonomia dos colaboradores, promove o retrabalho e a perda de tempo.
O resultado disso é o aumento dos custos, a queda na produtividade e a insatisfação dos funcionários. Para fugir desses problemas, sem correr o risco de instaurar o caos na empresa, é necessário tomar medidas estratégicas que ajudem a reduzir a burocracia, mantendo a ordem.
Listamos abaixo cinco dicas práticas para ajudar você a acabar com a burocracia desnecessária da empresa. Confira quais são elas agora mesmo!
Conte com recursos tecnológicos
A tecnologia é uma enorme aliada quando o objetivo é otimizar processos. E essa otimização implica na redução da burocracia empresarial. Por isso, contar com aplicativos e softwares para a realização das tarefas diárias é um diferencial.
Existem produtos que promovem o diálogo direto entre membros da equipe, o armazenamento de dados na nuvem, a possibilidade de trabalho remoto, o gerenciamento e acompanhamento de tarefas, sistemas de assinatura eletrônica entre outros. As possibilidades são infinitas e tornam as atividades da empresa menos burocráticas e mais eficientes.
Invista na robotização e automação de processos
Outra maneira prática e essencial de reduzir a burocracia empresarial é por meio da robotização e automação de processos. Dispor de colaboradores para realizar tarefas repetitivas, como digitação de textos, digitalização de documentos, capturas de arquivos ou informações, arquivamento etc não é estratégico. Isso por que as chances de ocorrência de erro humano em atividades desse tipo são grandes.
Além de levar mais tempo do que robôs para desempenharem tais ocupações, os colaboradores são menos produtivos. Por isso, optar pela robotização e automação de processos permite ao gestor liberar o capital humano da empresa para funções intelectuais e garantir a realização das atividades repetitivas com mais agilidade, menos erros e maior produtividade.
Alinhe prioridades e reveja burocracias desnecessárias
Alinhar prioridades e rever burocracias desnecessárias também é importante. Quantas reuniões você realiza na empresa? Todas são realmente necessárias? Reduzir o número de reuniões é altamente produtivo.
A dica é marcar um horário de início e de término da conversa, e ao marcar, refletir se ela é realmente necessária, se a participação de todos é um requisito, se uma decisão ou orientação pode ser repassada de maneira mais otimizada etc.
Estabeleça uma gestão de processos eficiente
Também é necessário estabelecer uma gestão eficiente. É preciso fazer um mapeamento de todos os processos e definir prazos, prioridades e todo o fluxo de trabalho. Em seguida, verificar quais etapas podem ser otimizadas e como promover essa otimização.
Como já falamos acima, a tecnologia é uma ótima aliada e precisa ser considerada, juntamente com a robotização e automação. Com o fluxo definido, é indicado fazer um acompanhamento dos resultados, mensurando desempenho e identificando os pontos fortes e os que podem ser melhorados.
Delegue tarefas com segurança
Por fim, uma dica prática para reduzir a burocracia empresarial é delegar tarefas com segurança, você precisa confiar no potencial da sua equipe e dar autonomia a ela. Por isso, delegar é a palavra-chave quando o assunto é otimização dos processos.
Conforme mostramos ao longo do artigo, a burocracia empresarial, quando além do necessário, é prejudicial. Por isso, é importante delegar tarefas, promover uma gestão de processos eficiente, apostar na tecnologia e suas possibilidades, investir na robotização e alinhar as prioridades para garantir o bom andamento dos negócios.
Agora que você já sabe como superar a burocracia empresarial, que tal conhecer mais a fundo os benefícios da robotização de processos? Leia este post e fique por dentro!