Primeiramente, você sabe o que é gestão de tempo e como ela afeta o seu desempenho? Se ainda não sabe, fique tranquilo que nós vamos te mostrar.
A gestão temporal nada mais é do que saber administrar assertivamente o tempo para que se produza mais, com mais qualidade e com foco.
Aliás, a falta de administração do próprio tempo, gera muito estresse, acúmulo de tarefas e ansiedade. De acordo com a International Stress Management Association Brasil, nosso país é o segundo com o maior nível de estresse no mundo. Ou seja, 60% dos brasileiros sofrem com a sobrecarga de tarefas.
Uma rotina mal planejada pode ser fatal para o desempenho da sua empresa. Primeiramente, o colaborador não tem foco e realiza várias tarefas ao mesmo tempo. Dessa forma, não consegue fazer uma tarefa por completo, tem baixo rendimento e costuma atrasar.
Por isso, gestão de tempo é baseada em planejamento e autoconhecimento. Quanto mais você e o seu colaborador se auto conhecerem, mais excelência terão. E não estamos falando apenas em produtividade, como veremos no decorrer do texto.
Para ajudar e inspirar você, aconselhamos você a ouvir esse podcast do Café com ADM, no qual a gestão de tempo é a estrela principal.
Gestão de tempo, de produtividade e seus benefícios
Gestão de tempo e produtividade estão intrinsecamente ligados. No entanto, para compreendê-los e adotar estratégias e ferramentas, é preciso conhecer as rotinas da empresa a fundo.
Primeiramente, estabeleça as tarefas que devem ser realizadas, Em seguida, juntamente com a equipe, determine a ordem em que devem ser realizadas.
Só nessa tarefa, gaps e gargalos são identificados. O próximo passo é entender como resolver esses problemas. é preciso foco, agilidade, produzir mais em menos tempo?
Se conseguir resolver esses problemas com a equipe, ótimo. Mas o ideal é introduzir ferramentas e metodologias que proporcionem uma qualidade melhor de trabalho e geram resultados expressivos.
A combinação de metodologia mais ferramenta é um sucesso, desde que bem desenhada, aplicada e executada. Quer um exemplo de sucesso? Metodologia Lean + RPA.
A Metodologia Lean originou-se da filosofia de produção da Toyota e visa identificar os desperdícios e eliminá-los da produção. Já o RPA, Robotic Process Automation, executa tarefas repetitivas e torna o processo mais rápido e sem falhas.
Iremos nos aprofundar no tópico RPA em breve, nesse mesmo texto. Enquanto isso, vamos conhecer os causadores da perda de tempo, foco e produtividade. Continue nos acompanhando.
O que causa a perda de foco e produtividade?
Atualmente a perda de foco se dá por alguns fatores como:
- Excesso de acontecimentos;
- Agenda muito lotada;
- Ambientes barulhentos ou agitados;
- Redes Sociais;
- Navegação na internet sem limite;
- Excesso de informação durante o dia.
E esses fatores acabam sobrecarregando o cérebro. Sendo assim, aumenta a dificuldade em manter-se atento e dedicado à única tarefa por vez.
Outros graves fatores que facilitam a perda de foco e produtividade são:
- Falta de rotina e planejamento: não ter um planejamento adequado de atividades, abre espaço para a falta de concentração e procrastinação;
- Ambiente desorganizado: com muitas informações, o cérebro se sobrecarrega causando a perda de foco;
- Saúde debilitada: se sua saúde ou de seu colaborador está debilitada, pode acarretar perder o foco e a produtividade do dia;
- Sedentarismo: movimentar o corpo, regular os hormônios do cérebro, contribuindo com a concentração e bem-estar;
- Sono perturbado: uma noite mal dormida além de prejudicar a saúde, prejudica o funcionamento perfeito de seu cérebro;
- Alimentação ruim: além de pensar na saúde física, seu cérebro necessita de nutrientes, então cuide de sua alimentação.
Por isso que lhe mostrarei algumas dicas de como melhorar seu foco e consequentemente sua gestão de tempo:
- Tenha organização;
- Observe a si mesmo;
- Assuma o controle;
- Elabore listas;
- Defina prioridades;
- Dívida tarefas;
- Tenha metas;
- Faça turnos;
- Faça pausas;
- Ouça música (com fones para não atrapalhar seu colega);
- Respire fundo;
- Faça uso da tecnologia;
- Organize as anotações num só lugar;
- Fazer leituras;
- Tempo limitado para os e-mails;
- Imagine sua tarefa realizada;
- Use e abuse da agenda;
- Identifique problemas e os corrija;
- Regularidade nos horários.
Existem outras dicas valiosas para ajudar a manter o foco, no entanto, iremos apresentar uma solução que vai lhe auxiliar. Só para adiantar: você irá produzir mais, em menos tempo e sem erros. Acha impossível? Descubra o que é o RPA e como ele te ajudará.
RPA na gestão de tempo e produtividade
Você deve estar se perguntando como aumentar a produtividade e o foco, não é mesmo? Além do mais, como montar estratégias para ter uma gestão de tempo eficaz?
A solução está no RPA, ou Processo de Automação Robotizada, no qual um robô virtual realiza atividades que são repetitivas. Por exemplo, emissão de Notas Fiscais, geração de boleto e seleção de currículos.
A junção de automação e metodologia vai auxiliar na criação de um roteiro e, consequentemente, um planejamento para a sua rotina e a de seus colaboradores.
Entretanto, ainda existe o pensamento de que a automação irá retirar o colaborador de seu emprego, mas não é isso. A automação veio para auxiliar, tirando tarefas repetitivas de seu colaborador.
Enquanto isso, sua equipe pode focar em atividades que necessitam de um olhar mais apurado e crítico, tendo assim uma otimização em relação ao planejamento criado para a sua gestão de tempo e foco.
Todavia, para uma boa automação em sua empresa,precisa de alguém que já conheça essa ferramenta e saiba como lhe auxiliar.
Nós, da Yank! Solutions, estamos a seu dispor para lhe ajudar a aumentar sua produtividade e alavancar a sua empresa no atual cenário de mercado. Iremos orientá-lo e, juntos, encontraremos uma solução para ver sua empresa prosperar em todos os campos.
Converse conosco! A Yank! Solutions tem uma década de experiência na área e certamente saberemos orientá-lo da melhor forma possível!
Até a próxima!
