A desorganização no trabalho pode trazer diversos problemas para o empresário, como retrabalho e dificuldade em atingir as metas estabelecidas. Para resolver a questão, você pode optar pela padronização de processos. Essa é uma opção bastante interessante para que você possa lidar com a falta de produtividade da equipe, melhorar a motivação e diminuir a saída de seus colaboradores.
Quer saber quais problemas a falta de padronização dos processos pode trazer? Veja neste artigo 4 dessas situações!
1. Afeta a produtividade dos funcionários
A falta de padronização, em tarefas repetitivas e com alta demanda, acaba exigindo bastante esforço por parte do funcionário. Dessa forma, o colaborador tende a ter um desgaste físico mais rápido, não conseguindo entregar bons resultados em um curto período de tempo.
Com a baixa produtividade e a entrega de poucos resultados, os funcionários podem ficar desmotivados dentro da equipe. Um detalhe bastante importante que, se você não estiver atento, pode gerar um aumento dos custos oriundos de demissões.
2. Gera alta rotatividade de funcionários
Complementando o item anterior, a saída de colaboradores é um grande problema para os empresários. Segundo o jornal Estado de São Paulo, os dados do Índice Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) apontam que o tempo de um funcionário em uma mesma empresa é de 161 semanas, aproximadamente 3 anos.
Um dos principais fatores que levam a desistência dos empregados dos seus respectivos cargos é a falta de motivação para completar a tarefa, um detalhe bastante comum quando há falta de padronização de processos, principalmente quando a tarefa exige um trabalho constante para dar conta da alta demanda.
A alta rotatividade traz um grande custo para a empresa. Com a saída de um colaborador, todo o dinheiro investido nele em treinamentos será descartado, necessitando fazer novas contratações e assim, capacitar os recém contratados, gerando ainda mais gastos.
3. Resultados diferentes no produto final
Com a falta de padronização dos processos, a empresa precisa contar com as habilidades manuais de seus funcionários e eles precisam produzir uma grande quantidade de tarefas em um curto período de tempo.
O problema ocorre por conta da variação nos resultados do produto final. Isso acontece por conta da diferença de desempenho entre os colaboradores, onde alguns são mais proativos, realizando o serviço com agilidade e qualidade, enquanto outros não possuem as mesmas qualificações.
A diferença no resultado pode acabar afastando os clientes. A retenção é essencial para se manter forte no mercado, pois, de acordo com consultor de marketing norte-americano Philip Kotler, “um novo cliente pode custar de 5 a 7 vezes mais do que um já conquistado”, gerando mais custos.
4. Dificuldade de controle do processo
Sem a padronização, você não consegue ter uma visão melhor da forma como os processos estão divididos entre as diferentes equipes. Caso encontre algum problema, é impossível verificar onde se originou a adversidade, com rapidez e eficiência.
Padronizando processos, o empresário pode ter uma visão estratégica e encontrar alguma solução. Caso seja necessário, ele poderá delegar algumas atividades que estão sobrecarregando um time, melhorando o fluxo de trabalho.
Para ajudar o empresário de qualquer segmento – indústria, comércio ou serviços – na padronização dos processos, é muito importante o uso de tecnologias de automação. Atualmente existem vários processos que podem ser feitos ou geridos através de softwares específicos para cada atividade.
Com a automação, a empresa passa a contar com a função estratégica de orientar melhor os seus funcionários, gerando melhores resultados. Caso seja necessário, os empresários podem realizar mudanças na produção da tarefa de forma mais rápida, pois contam com uma equipe já engajada no processo.
