O rendimento de um time depende de vários fatores, como: colaboração, liderança, capacitação, organização, entre muitos outros aspectos. Porém, não é tão raro ver uma equipe tendo dificuldades para saber como diminuir erros operacionais. As suas causas são mais difíceis de encontrar do que se aparenta inicialmente.
Em geral, eles podem acontecer por falta de treinamento do time, comunicação deficitária, excesso de atividades manuais, delegações errôneas e, também, devido a problemas nos processos da empresa, como sistemas obsoletos e má gestão operacional. Por isso, é importante entendê-los e avaliar como podem ser melhorados, evitando retrabalhos desnecessários.
Pelo fato de essas falhas acontecerem muito no ambiente de trabalho, gerando problemas, como clientes reclamando, devolvendo produtos, cancelando serviços e criando circunstâncias difíceis no relacionamento entre os colaboradores e fornecedores, isso atrapalha diretamente a produtividade da equipe e, consequentemente, da empresa.
Para que possamos ajudar o gestor com a tarefa de solucionar essas falhas, trouxemos aqui algumas dicas para cometer menos erros operacionais e promover o rendimento das equipes. Confira!
Ter canais de informação transparentes
Boa parte dos problemas que ocorrem no dia a dia da empresa é causada pela falta de comunicação entre os membros da equipe, como já dito acima. Coisas simples, como um e-mail atrasado ou uma mensagem mal redigida, podem prejudicar muito os resultados.
Para evitar que isso prejudique o setor e reduza os erros operacionais, é importante que todos os colaboradores envolvidos tenham facilidade ao se comunicarem. Adotar um código padrão — palavras simples para ordens mais complexas — já faz uma grande diferença na capacidade de entendimento deles.
Para isso, deve-se planejar uma estrutura com ampla publicidade, no intuito de que todos consigam identificar o andamento e desempenho ao longo do projeto. Além disso, sugere-se estabelecer um sistema em que os gerentes possam emitir relatórios e que os subordinados gerem atualizações do status de suas tarefas.
Criar listas de tarefas consistentes
A gestão organizacional é um fator importante no desenvolvimento de qualquer processo, e uma forma de alcançá-la é com uma lista de tarefas. Porém, não pode ser uma composição aleatória, sem uma linha de raciocínio, pois, caso contrário, essa elaboração será uma perda de tempo por si só.
As listas devem considerar alguns fatores na sua produção, como: o tempo que cada atividade tomará; quantos recursos serão consumidos; qual é o prazo estimado; e qual é o nível de qualidade desejado. E, claro, ela deve seguir o mesmo princípio de transparência que já citamos.
Também, é bom orientar os colaboradores no sentido de seguirem meticulosamente o planejamento, sem pular etapas ou deixar coisas incompletas. Isso tornará todo o processo criativo e evolutivo consistente e, ainda, dará credibilidade pelo trabalho bem-feito.
Dar preferência à qualidade ao invés da velocidade
Um gestor deve saber como diminuir erros operacionais ao mesmo tempo em que apressa a equipe para entregar um trabalho em um prazo apertado, pelo fato de que as duas coisas quase sempre são mutuamente excludentes, gerando um conflito de ações.
Entregar algo mais rápido aumenta as chances de falhas, pois não haverá tempo para checar os detalhes. Por isso, é importante ver se há tempo útil para cumprir todas as tarefas e mostrar resultados.
Nesse momento, é fundamental que a equipe esteja bem-preparada, treinada e entrosada, para momentos de urgência terem o máximo de rendimento possível sem perder a qualidade do serviço prestado.
Automatizar processos puramente operacionais
Ao se falar de avanço tecnológico, não tem mais onde se esconder. Um empreendimento que deixa de investir em softwares avançados, no final das contas, terá mais prejuízos com grandes chances de entrar em processo de falência, até porque ela está atrelada à maioria dos departamentos atualmente.
Esse é um dos melhores investimentos que se possa fazer, principalmente para aqueles gestores que querem fazer a empresa expandir. Caso não saiba por onde começar nesse setor, o recomendado é aprimorar a automação de processos e sistemas, com foco maior naqueles gestoriais e financeiros.
Certas tarefas, como a organização de arquivos e coleta de dados, são altamente repetitivas e monótonas, consumindo a energia mental que poderia ser aplicada em outras tarefas. Seria muito mais eficiente deixar todas no piloto automático, robotizando os processos corporativos. Uma máquina pode alcançar certos resultados muito mais rápido que qualquer ser humano, com muito mais precisão. Isso significa que o colaborador levará menos tempo para concluir tarefas e poderá dedicar seus recursos humanos a atividades mais complexas.
Mas sempre é bom ficarmos atentos aos gastos com materiais de alto valor, pois, só porque oferecem desempenho avançado, não significa obter vantagem. Por isso, é importante verificar as necessidades reais e essenciais da corporação, colocando a tecnologia aliada ao desenvolvimento dela.
Utilizar dados para atuar de forma estratégica
Informação é um dos recursos empresariais mais poderosos hoje em dia. Saber como coletá-la e utilizá-la pode contribuir muito para acabar com os erros operacionais. Análise de processos, avaliação dos instrumentos utilizados e estudo de mercado podem ser muito úteis para guiar o negócio.
Uma forma de fazer isso é trabalhar com os indicadores de desempenho, sendo mecanismos que buscam mostrar se a empresa está competitiva em relação ao mercado, verificando sua maneira de atuar, colocando como pontos de referência: o perfil da clientela e as atitudes da concorrência.
Uma boa estratégia, nesse caso, traçando de forma coerente os objetivos e as metas, tornando os dados trazidos pelo sistema úteis, significativos e sólidos. Isso permite que o gestor construa um planejamento assertivo com o foco no monitoramento do que se pretende alcançar.
Robotizar para solucionar
Por todas essas razões que foram explicitadas acima, é de fácil entendimento que o melhor caminho que um empreendedor pode seguir para levar a empresa a resultados eficazes e à evolução plena.
É primordial que o gestor pense em como investir nas ferramentas que proporcionam qualidade no trabalho dos colaboradores, pela simples razão de que somente assim conseguirá ter o esforço máximo deles, mantendo a equipe sempre motivada e sagaz. E a melhor forma de se implementar esse investimento é pela robotização dos processos corporativistas.
Visto isso, resta salientar que, quanto mais uma organização demorar a compreender como diminuir erros operacionais, mais atrasado e demorado será o processo interno de transição, inclusive caindo a produtividade das equipes.
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