É compreensível que os gestores das empresas se sintam desconfortáveis quando ouvem que os processos internos precisam ser revistos. Foram eles os criadores dos processos e que possuem grande inferência nos resultados obtidos até então. Há um desafio em despertá-los para os ganhos na adoção BPM, e o mapeamento “As Is” pode ser um bom início para começar a agregar valor.
A melhor maneira de identificar e comprovar os pontos positivos (aqueles que precisam/deveriam ser acelerados) e negativos (os que precisam/deveriam ser desacelerados e eliminados) dos processos que compõem uma empresa é através do seu entendimento visual.
Para isto, o processo precisa ser desenhado de forma clara e sem julgamentos de como ele é executado atualmente. Os responsáveis pelas execuções das tarefas que compõe o processo contam ao analista de processo como executam suas atividades diárias. O responsável será entrevistado pelo analista de processos.
O “repórter” (analista de processo) precisa ser assertivo e um tanto quanto tendencioso nas perguntas para obter as respostas corretas, encaixando e interligando as tarefas ao término das entrevistas, formando o desenho do processo. Leva-se em conta também o risco de que, durante a entrevista, não se descarta a possibilidade do entrevistado ditar as suas tarefas como elas deveriam ser realizadas, e não como efetivamente são. O resultado/entregável desta etapa é chamado de “As Is”, ou seja, a situação atual do processo.
Já tive diversas experiências em que, durante as entrevistas sobre o atual processo, o próprio executor teve insights do porque ele faz do jeito X e não do Y. O importante desta experiência é, obviamente, documentar o “jeito ‘X'”. Outra estratégia para o analista de processos é destacar em cores as tarefas realizadas de forma manual e as realizadas de forma automatizada. Posteriormente, será útil para avaliar quais steps poderão ser automatizados através de uma ferramenta BPA (Business Process Automation, ou Automação de Processos de Negócio) que trataremos em posts vindouros.
