Organização é uma das chaves para um bom desempenho — saber o que fazer, quando fazer, se há alguma outra restrição para continuar, etc. E uma das melhores maneiras de conseguir esse nível de organização é utilizando fluxos de trabalho bem elaborados.
De forma simples, um fluxo de trabalho, também chamado de workflow, é um conjunto de passos e padrões que um determinado serviço ou atividade segue. Por exemplo, para abrir uma porta trancada, você precisa colocar a chave, girá-la para destrancar e usar a maçaneta para abri-la. Isso seria o workflow nesse contexto.
Porém, para uma empresa, esses processos costumam ser um pouco mais complexos, o que dificulta a elaboração dos fluxos de trabalho. Para ajudá-lo um pouco, trouxemos, aqui, algumas dicas para montar um bom workflow e colocá-lo em prática. Acompanhe:
Defina os objetivos do processo
Antes de começar uma tarefa, é importante entender o seu propósito. Além de ser uma forma de assegurar que aquelas ações trarão algum resultado, também é um meio de guiar suas próximas decisões. Saber, por exemplo, que um novo produto será orientado para um público mais jovem o ajudará a criar formas de atendimento e materiais de divulgação mais adequados.
Liste os estágios da sua produção
Com um processo e um objetivo em mente, é hora de começar a organizar os fluxos de trabalho envolvidos. Sim, há boas chances de que exista mais de um. Mas vamos por partes.
Primeiro, tente listar as tarefas envolvidas, da mesma forma que fizemos com o exemplo da porta. Se “entregar um documento” é o seu objetivo, ele pode ser dividido em outros menores, como:
- elaborar o documento;
- coletar assinaturas;
- autenticar assinaturas em cartório;
- arquivar uma cópia;
- entregar o documento original no endereço X.
Essa estrutura vai ajudar a guiar suas ações, diminuindo o tempo ocioso e evitando confusão com relação ao que fazer em cada momento, a fim de eliminar diversos tipos de erros.
Avalie sua disponibilidade de recursos
Para que certos fluxos de trabalho sejam eficientes, você pode precisar de alguns recursos — tempo, dinheiro, profissional especializado, entre outras coisas. Afinal, não adianta criar um processo de trabalho que não pode ser cumprido.
Antes de dar o seu workflow como fechado, calcule quantos desses recursos são necessários e em quais passos. Nem sempre isso afeta a estrutura final, mas pode exigir pequenas adaptações, um prazo maior ou apenas mais tempo para uma implementação completa.
Automatize o que for possível
Muitos estágios de um fluxo de trabalho são apenas tarefas monótonas e exaustivas. Coletar informações, preencher cadastros, organizar arquivos, entre outras coisas que consomem muito tempo e não têm tanto valor estratégico. Mas essas mesmas tarefas ainda são importantes para a empresa como um todo.
Diante disso, o ideal é buscar softwares de automação que realizem essas funções. Assim, você mantém um workflow eficiente e libera seus colaboradores para atuarem em tarefas com maior retorno.
Agora que você entende melhor como montar seus fluxos de trabalho, é hora de investir nessas práticas. Para ajudá-lo, que tal ver algumas ferramentas de automação agora mesmo? Entre em contato com a Yank Solutions e confira nossos serviços!
