Um dos grandes problemas enfrentados por empresas de diversas áreas é o retrabalho, ou seja, a necessidade de refazer algo que não foi feito corretamente da primeira vez, trazendo um prejuízo acerca do tempo e recursos dispendidos nesses processos.
Existem muitas causas para o retrabalho, porém as mais comuns são falta de comunicação ou comunicação confusa, cronograma apertado, falta de planejamento, acompanhamento e controle ineficiente, tarefas feitas em cima do prazo final.
Talvez seja ilusão achar que todo retrabalho possa ser eliminado, mas existem medidas que podem ser adotadas para diminuir consideravelmente a quantidade de tarefas refeitas. Neste post, vamos falar um pouco mais sobre o que leva ao retrabalho e como evitar isso. Continue conosco e confira!
A importância de evitar o retrabalho
Além de gerar alto custo para a empresa, os retrabalhos também afetam diretamente os membros de uma equipe. Quem nunca sentiu que o seu trabalho foi inútil porque precisou refazer uma tarefa? Cada tarefa que retorna impacta na motivação da equipe, gera tensão em relação ao cumprimento de prazos e aumenta os riscos, pois existe a possibilidade de ser concluída rapidamente, porém com erros.
O retrabalho é o fruto de uma gestão de processos ineficiente e mesmo que em qualquer projeto, aconteçam problemas que levem a isso, boa parte dessa problemática poderia ser eliminada facilmente com a utilização de um gerenciamento mais ativo.
A melhoria contínua de processos, junto a um monitoramento constante, podem ser a chave na hora de evitar ao máximo o retrabalho e tirar o melhor proveito das atividades realizadas pela equipe.
Dicas para evitar o retrabalho
Para auxiliar você a entender melhor o que pode ser feito para evitar o retrabalho no seu dia a dia, separamos algumas dicas simples, porém, valiosas, que poderão ser de grande ajuda na reformulação de suas ações. Acompanhe:
1. Automatize processos operacionais repetitivos
Existem recursos tecnológicos que podem substituir um trabalho manual repetitivo com maior exatidão. Além de qualidade e precisão, essas soluções são ótimas ferramentas para reduzir o tempo de execução dessas tarefas e, se programadas corretamente, podem diminuir o retrabalho.
Transferir essas tarefas para uma máquina, além de reduzir custos evita que elas sejam executadas de forma incorreta, impedindo que as etapas sejam esquecidas, e facilita a gestão operacional.
Mas essas ferramentas vão substituir o trabalho humano? Claro que não! Elas atuarão como suporte, ajudando a direcionar os esforços dos colaboradores e permitindo que eles sejam alocados em tarefas mais estratégicas, que exigem raciocínio lógico, tomada de decisão e outras habilidades intelectuais.
2. Melhore a comunicação com a sua equipe
Independentemente do nível de conhecimento dos envolvidos, quando existe uma equipe trabalhando em uma tarefa é fundamental que a comunicação tenha a maior clareza possível.
Falhas de comunicação podem gerar dúvidas e permitem que os diferentes receptores interpretem a informação de formas distintas. São esses mal entendidos que podem custar caro.
A boa comunicação é muito importante em empresas em que a mesma equipe realiza tarefas diferentes simultaneamente, quando existe mais de um time trabalhando na mesma tarefa, quando as tarefas apresentam prioridades diferentes ou quando o tempo é escasso. Leve todas as variáveis em consideração!
3. Estabeleça um planejamento, crie um cronograma e cumpra-o
Manter e seguir um bom planejamento evita uma série de imprevistos e correria quando a entrega de uma tarefa se aproxima. O time poderá ter uma visão melhor das atividades vinculadas a ele, e o gestor terá um acompanhamento mais preciso do andamento das atividades e do desempenho da equipe para se preparar para atrasos, rever estratégias, identificar problemas rapidamente e, portanto, solicitar correções o mais cedo possível.
O planejamento e a gestão de uma tarefa concluída também servem como parâmetros para a criação de novas tarefas, pois erros cometidos anteriormente podem servir de aprendizado e serem usados para o mapeamento de medidas preventivas.
4. Identifique e otimize processos ineficientes
Na busca pela máxima eficiência, algumas atividades são fundamentais como planejar, mapear, implementar e documentar. Esse é o primeiro passo para ter uma visão macro acerca de qualquer processo e entender quais são as suas falhas e gargalos.
Ou seja, ao mapear toda uma atividade, seu time poderá visualizar quais são as causas dos problemas de eficiência, ou porque acontecem erros que atrasam o desempenho da equipe.
A boa gestão de processos toma suas decisões embasada em análise, visando a melhoria contínua, investindo em novas tecnologias, atualização de pontos e revisões regulares, garantindo assim o bom funcionamento geral e a inovação.
A busca constante pela eficiência deve ser um hábito dentro da organização, sendo que isso poderá atingir diretamente o retrabalho, diminuindo o tempo e recursos investidos na refação de determinadas atividades.
5. Defina um dono para cada processo
Independentemente do ramo de atuação de sua empresa, uma coisa é certa: há uma série de atividades e é praticamente impossível que apenas o gestor acompanhe todas elas, verificando eficiência e buscando por medidas de melhoria.
Por conta disso, outra dica fundamental para evitar o retrabalho é delegar a responsabilidade de determinadas atividades aos colaboradores, dividindo as tarefas de acompanhamento e monitoramento entre mais pessoas.
Geralmente, quem está ligado diretamente a uma atividade, consegue ter uma visão melhor de suas necessidades, e, ao mesmo tempo, quem está de fora pode enxergar soluções diferenciadas. A união dessas visões pode facilitar o desenvolvimento de processos mais eficientes e produtivos.
6. Entenda cada processo do início ao fim
Alguns processos podem ser longos e passar diante de várias pessoas, se desmembrando em diversas atividades e prejudicando uma visão única. Isso pode prejudicar o entendimento quanto ao que pode ser melhorado.
Por conta disso, mapear e entender um processo do início ao fim deve ser uma prioridade dentro da empresa, pois isso permite visualizar o que funciona e o que precisa ser repensado para que a organização atinja um novo nível de eficiência.
Além disso, quando não existe um mapeamento das atividades, isso se mantém na memória dos colaboradores. Com a saída de um funcionário, por exemplo, esse conhecimento se perde e deve ser gerado novamente, trazendo transtornos para a empresa.
Apesar de o retrabalho estar presente em parte da nossa rotina, podemos atuar adotando as dicas apresentadas neste conteúdo para atenuar a frequência com que isso acontece. Assim, os resultados podem ser observados e replicados dentro da própria companhia!
Você se identificou com este texto? Confira outras dicas para diminuir erros operacionais, diminuir o retrabalho e melhorar a produtividade da equipe.
