Você sabia que o seu local de trabalho pode dizer muito sobre você? É por isso que organizar o escritório de advocacia é algo que deve ser feito de forma constante, para tornar a sua rotina mais ordenada e passar uma boa impressão aos seus clientes ou visitantes.
Pensando nisso, nós elaboramos uma série com 5 dicas infalíveis para organizar o escritório de advocacia. Quer saber quais são elas? Então, continue a leitura e confira agora mesmo!
1. Diminua o número de papéis
Em épocas passadas, era comum que a mesa de um advogado fosse cheia de papéis, como documentos, cópias de provas, processos, leis impressas para consulta etc. Isso, no entanto, é coisa do passado.
Na contemporaneidade, toda a papelada que gerava bagunça no escritório pode ficar armazenada em plataformas digitais, com os documentos podendo ser acessados pela internet.
Portanto, se você ainda não tem um software de gestão que permita a organização de dados e o armazenamento de arquivos em nuvem, precisa rever os seus conceitos e providenciar o programa.
2. Crie um critério de organização de arquivos
Mesmo utilizando um software de gestão e armazenamento on-line, é necessário manter um sistema de organização bem definido para que não ocorram enganos e erros quando você for consultar seus arquivos.
Sendo assim, pode-se optar pela criação de pastas separadas por clientes, organizando os processos e os documentos de cada um deles em um único local. Isso otimiza a gestão do escritório e também o seu trabalho, pois tudo será feito mais rapidamente.
3. Automatize processos
Por meio da utilização de ferramentas tecnológicas, como a robotização, é possível automatizar os processos do seu escritório de advocacia. Isso fará com que você deixe de perder tempo com processos mecânicos e possa se dedicar ao desenvolvimento de estratégias que realmente façam a diferença e tragam novidades para o seu negócio.
O gerenciamento de arquivos, o envio e o recebimento de e-mails, a alimentação de sistemas com novos dados, a extração de informações de outros programas, entre outros serviços podem ser automatizados com ferramentas de gestão.
4. Defina bem as funções no escritório de advocacia
Para que não ocorram problemas, como duas pessoas realizarem uma mesma tarefa por engano, ou um cliente não saber com quem falar para resolver um problema ou solicitar uma informação, o organograma organizacional do escritório de advocacia deve ser muito bem estruturado.
É preciso dividir as funções, criar cargos e definir quais são as tarefas de cada um deles. Desse modo, cada colaborador terá uma função e as atividades poderão ser realizadas de maneira otimizada.
5. Cobre a organização dos colaboradores
Apesar de os softwares ajudarem muito na organização de um escritório, os recursos humanos também têm papel fundamental para manter tudo sempre em ordem.
Por isso, deve-se criar uma cultura colaborativa, em que todos reconheçam o seu papel e saibam a importância de manter o local de trabalho sempre limpo e organizado.
Agora que você já sabe como organizar o escritório de advocacia, que tal continuar aprendendo e ler o nosso artigo que traz informações importantes sobre como diminuir erros operacionais e mudar a produtividade da equipe?
